5 Conseils pour mieux gérer son temps!

Le challenge de la gestion du temps

L'un des plus grands challenges aujourd’hui est la gestion du temps. Il n'est pas rare d'entendre des phrases comme "je manque de temps" ou encore "j'ai pas eu de temps". Pourtant, nous disposons tous de 24h par jour. Le véritable problème est en en réalité la gestion du temps. Comment donc s'y prendre pour mieux gérer son temps ? Voici 5 conseils pour bien gérer votre temps.

Planifier

La planification est quelque chose que de nombreuses personnes négligent. Pourtant, c’est une astuce efficace pour bien gérer son temps. Elle permet de visualiser en un coup d’œil le projet et de vous y projeter. Le processus de planification facilite grandement l’exécution des tâches et c’est un excellent moyen d’attendre rapidement vos objectifs. Vous pouvez donc planifier vos tâches quotidiennement, chaque semaine ou encore mensuellement. Encore qu’un projet planifier peut connaître des ajustements et des modifications.

Hiérarchiser et organiser

Une chose est de planifier, l’autre est hiérarchiser convenablement vos tâches. En effet, vous pouvez prévoir vos tâches sans pour autant les hiérarchiser. Eh oui, c’est malheureusement une erreur que plusieurs personnes commettent. Le fait de hiérarchiser et d’organiser vos tâches vous permet en réalité de savoir quelle tâche sera exécuté avant telle autre. Vous pouvez hiérarchiser vos tâches par priorité, par urgence, par durée, par facilité d’exécution ou tout simplement parce qu’il est nécessaire d’exécuter une tâche avant une autre.

Fixer des deadlines

Pourquoi se fixer des deadlines ? Eh bien parce qu’il n'y a pas de véritable efficacité sans deadlines. Avoir une date butoir vous permet de mieux vous organiser et surtout d'éviter la procrastination. C'est un moyen efficace pour ne pas tomber dans le piège lié au fait de remettre le travail à demain. Avoir des deadlines permet au-delà de tout, de faire ce que vous avez à faire, le plus tôt possible et d'avoir du temps pour faire d'autres chose.

La stratégie du Pomodoro pour travailler efficacement

Avez-vous déjà entendu parler de la méthode Pomodoro? Il s’agit d’une méthode de gestion de temps assez populaire qui est fondé sur des périodes de travail de 25 minutes (les pomodoris). En effet, à l’aide d’un minuteur, vous travaillez sur une tâche pendant 25 minutes et vous vous reposez 5 min. Au bout de 4 promodoris, vous vous reposez pendant un temps plus long (jusqu’à 30 minutes). Cependant, vous avez la possibilité d’adapté ce cycle de travail en fonction de vos besoins. Peut-être votre travail nécessite une concentration pendant un temps plus court ou plus long. Dans tous les cas, l’idée est de s’accorder une petite pause après un temps de travail. Généralement, plus le temps de travail est long, plus la pause dure.

Evitez les distractions

Bavardage, débat, réseaux sociaux, message sms, nous savons très bien comment ces petites habitudes de rien du tout peuvent nous empêcher d’atteindre nos objectifs. Parfois, même si nous atteignons les objectifs, il est évident que nous aurions pu en faire plus ou tout au moins faire autre chose du temps libre que nous aurions eu. Les distractions sont extrêmement nocives à votre travail surtout quand vous faites des travaux qui nécessitent une grande concentration comme la rédaction d‘articles. Il est prouvé que c’est une des causes les plus répandu de la mauvaise gestion du temps. Plus vous êtes distrait, moins vous êtes efficace et performant. Pour donc être plus concentrer, vous devez avant tout trouver le ou les causes de la distraction. Si ce sont les messages ou les réseaux sociaux, coupez votre connexion internet ou passez en mode silencieux le temps de finir ce que vous avez à faire. D’un autre côté vous pouvez mettre en pratique la méthode du pomodoro qui est aussi une solution efficace contre la distraction.

L’avis des experts

L’avis de Raphaële GRANGER

Dans nos vies bien remplies et ultra connectées, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut donc passer maître dans l’art de la gestion du temps si vous ne voulez pas perdre le contrôle. Celui qui serait tenté de ne pas en tenir compte se verrait bien vite rattrapé par l’horloge, le calendrier ou encore un agenda rempli de multiples rappels à l'ordre… Car s’il est tentant et délicieux d'oublier un peu le concept de temps pendant les vacances, il en est bien autrement dans la vie professionnelle où tous les protagonistes courent après des délais de plus en plus serrés. Les avantages à savoir maîtriser son temps ont de multiples impacts et sont nombreux : gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, etc; se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à l'écoute de vos collaborateurs, vous formez ou bien simplement pour souffler et prendre l'air; se libérer d'une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une charge mentale diminuée.

— Raphaële GRANGER, Mieux gérer votre temps disponible

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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

Pour travailler rapidement, il est nécessaire d'être concentré… Le problème, c'est que l'on reçoit en permanence des e-mails et que la lecture de ces e-mails casse la concentration. Pire, notre cerveau a besoin de 23 minutes pour atteindre son plein potentiel de concentration et de productivité… Il est donc nécessaire, dès à présent, de professionnaliser la gestion des e-mails dans votre entreprise… La quatrième étape consiste à définir une nomenclature dans le sujet de vos emails… Avec une nomenclature intelligente, vous pourrez vous payer le luxe de jeter un œil à vos e-mails, une seule fois toutes les deux heures, tout en gagnant en efficacité et en temps de réaction. Chez Simple CRM, tous mes collègues s'envoient entre eux des e-mails dont le titre contient: 1. la priorité temporelle / 2. Le thème / 3. Et un court résumé. Par exemple, l'email avec le sujet: "Soir / Compta / Question facture client", signifie que je dois avoir lu cet email pour le soir, que cela concerne la compta et que c'est une question à propos d'une facture client. Le sujet "Matin / R&D / Cahier des charge à valider" signifie que je dois avoir répondu à cet email afin la fin de la matinée et que c'est un cahier des charges à valider pour la recherche et développement.

— Brice Cornet, Comment bien gérer ses e-mails pour gagner du temps?

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