Tout savoir sur les factures d’acompte, partielle et à l’avancement

               

tFacture d'acompte, partielle et à l'avancement : l’essentiel à retenir

La facture d'acompte est un document commercial qu'on retrouve souvent dans le cadre d'une vente. Comme l'indique son appellation, elle est émise en cas de versement d'un acompte. Elle est différente de la facture partielle et de la facture d’avancement. Nous vous expliquons dans cet article de quoi il s'agit concrètement, quelles sont les différences et comment réaliser ses différentes factures.

Qu’est-ce que la facture d’acompte ?

L'acompte est correspond à une partie du montant total d'une transaction qu'on négocie auprès de son client et qui s'obtient avant la réalisation de la vente. Ainsi, la facture d'acompte est ce document comptable qui permet de constater le versement d'un acompte. Très courante dans le monde des affaires, cette pratique permet au vendeur d'améliorer sa trésorerie ou de réduire son besoin en fonds de roulement. L'acompte sécurise le fournisseur et engage le client. Il réduit aussi le risque d'impayés.

Par ailleurs, même si la facture d’acompte est généralement émise avant la réalisation de la prestation, il arrive qu’elle puisse aussi être réalisée avant la livraison des biens dans le cadre d’une vente. Le montant de l’acompte est déduit du montant total de la facture une fois la prestation réalisée.

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Facture partielle, facture à l’avancement : on en parle.

La facture partielle est très fréquente dans le cadre d’une vente de biens (meubles, marchandises, etc.) ou d’une prestation longue durée. Elle est émise plusieurs fois et chaque facture entraine le paiement d'une partie du montant total de la prestation. En matière de droit, ce type de facturation fournit une sécurité à l’entreprise si elle engage des frais.

Pour ce qui est de la facture à l'avancement, elle n'est pas très différente de la facture partielle. Seulement, on parle « d'avancement » dans le secteur du bâtiment. La facturation s'effectue au fur et à mesure que le chantier évolue et chaque facture porte le nom de facture à l'avancement. À la livraison du chantier, il y a une facture de solde.

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Le cycle de facturation dans un processus commercial

Bien comprendre le cycle de facturation lors d'une opération commerciale est importante pour avoir une bonne santé financière dans une entreprise. En effet, la facturation représente un post délicat qui doit être traitée avec rigueur et minutie. Une mauvaise gestion de ce post peut véritablement mettre en péril toute l'activité de l'entreprise. Émettre la bonne facture, au bon moment et le plus rapidement possible sont les éléments clés pour une bonne gestion de la trésorerie. Pour cela, il convient de connaître et de comprendre l'ordre d'émission des différentes factures.

Au cours d'une opération commerciale, l'ordre d'émission des factures est le suivant :

• en premier lieu, il y a le devis qui représente votre proposition commerciale que le client peut accepter ou non ;
• ensuite, il y a la facture d'acompte qui, comme nous l'avons vu un peu plus haut atteste d'un paiement partiel avant la réalisation de la vente ou de la prestation ;
• la facture partielle est ce qui suit. Elle représente le paiement d'une partie du montant total de la prestation ou de la vente et peut être émise plusieurs fois selon les cas ;
• enfin, nous avons la facture de solde qui représente le reste à payer une fois toutes les autres factures déduites du montant total.

Par ailleurs, il est important de notifier que dans la pratique les choses peuvent se passer autrement selon l’accord entre les parties. Par exemple, il peut ne pas y avoir de facturation partielle si après la facture d’acompte, le solde a été versé. De même, selon le contexte, l’acheteur peut aussi verser la totalité du montant dès le début de la relation.

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Etablir une facture rapidement

Dans de nombreuses entreprises, la facturation est toujours aussi complexe et chronophage. C'est une des principales sources de perte de temps au sein des entreprises. Pourtant, il existe de nombreuses solutions pour aller beaucoup plus vite et être encore plus performant. Nous sommes à l'ère du digital et l'utilisation d'un outil de gestion comme le Simple CRM qui facilite la facturation se révèle être une excellente alternative. Grâce à ce type de solutions cloud, vous n'avez besoin ni de téléchargement, ni d'installation, encore moins d'un logiciel à installer pour commencer à facturer. Quel que soit l'action comptable que vous souhaitez effectuer, vous pouvez le faire en un, deux clics : création de devis, facturation, signature électronique, etc.

L’avis des experts

L’équipe Simple CRM a consulté les travaux de Gobert, D. et vous partage son point de vue pertinent :

La facture est soumise à de nombreuses réglementations comptables, fiscales, commerciales (par exemple en matière de faillite) et même parfois linguistiques. Toutefois, en droit belge du moins, elle ne fait pas l’objet d’une définition légale, et les législations qui l’envisagent n’en traitent pas de façon systématique, ce qui ne facilite pas l’étude de son régime juridique. Par ailleurs, les difficultés liées à l’analyse juridique de la facture sont renforcées par le développement récent des systèmes de facturation électronique. On comprend qu’en raison de l’importance de ce document et du grand nombre de factures envoyées périodiquement par les entreprises, ces dernières aient ressenti le besoin de rationaliser leur système de facturation. La mise en place d’un système automatique et électronique de facturation participe à la réalisation de cet objectif, spécialement quand on sait que la génération et l’envoi d’une facture électronique présentent un coût de trois à quatre fois inférieur à celui d’une facture traditionnelle.

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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

 La fonctionnalité dédiée aux factures d'acompte dans Simple CRM est bien plus qu'une simple addition de chiffres. C'est une stratégie calculée pour faciliter la gestion financière des entreprises, en particulier celles évoluant dans des environnements où l'agilité est la clé du succès. La flexibilité offerte par Simple CRM dans la création et la personnalisation des factures d'acompte est remarquable. Que vous travailliez dans le service, la vente de produits ou toute autre activité, l'interface intuitive permet d'adapter chaque facture aux spécificités de votre entreprise. Simple CRM prend également en compte les impératifs de conformité fiscale et légale. Les règles changeantes en matière de facturation et de déclaration sont prises en compte dans le système, offrant une tranquillité d'esprit aux entrepreneurs qui peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier. Le suivi en temps réel des paiements d'acompte offre une visibilité cruciale dans la gestion de la trésorerie. Simple CRM ne se contente pas de générer des factures, mais devient un partenaire dans la gestion proactive des flux financiers, anticipant les besoins futurs de l'entreprise.