Comment configurer un logiciel CRM ?

               

9 étapes pour configurer votre CRM

La configuration d'un outil CRM ne s'improvise pas. Pour vous aider à bien implémenter votre solution de gestion relation client, nous vous proposons cet article. Il traite de comment configurer un logiciel CRM. Sécurisation, automatisation, synchronisation découvrez en 9 étapes comment vous y prendre.

Configuration sur mesure d’un logiciel CRM

Comment gagner du temps
avec votre Simple CRM ?

La puissance de l'IA au service de votre entreprise.

Auto saisie des adresses et géolocalisation

Les adresses s'écrivent d'elles-mêmes et la géolocalisation calcule vos trajets et évite les embouteillages.

Détection de clients automatiques par une IA

Une IA capable de détecter des clients potentiels qu'elle propose directement à vos commerciaux.

Rapports intelligents faciles à utiliser

BI, Small et Big Data Mining, Reporting: le tout sans aucune connaissance technique.

Génération automatique des e-mails

Vos e-mails s’écrivent automatiquement, directement dans Outlook, Gmail, Thunderbird…

Reconnaissance et aide vocale

Vous parlez: Simple CRM écrit. Vous lui donnez des ordres: Simple CRM exécute.

Rédaction automatique des documents

Word, Excel ou Power Point rédigent en un clic vos contrats et autres documents.

Parler à un conseiller

Associer Simple CRM à vos outils actuels = facilité + productivité

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La sécurisation

Le fait de posséder des données sur vos clients et prospects implique des responsabilités pour votre entreprise. Pour éviter les sanctions prévues par la Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPB), il est nécessaire de prendre certaines mesures pendant la configuration d’un logiciel CRM.

Plus précisément, la première étape de la configuration commence par la limitation des accès au logiciel CRM. Le but est d’empêcher une personne hors de l’entreprise d’avoir accès au logiciel CRM. Pour ce faire, il faut au préalable disposer des droits d’administrateurs.

La limitation des accès des utilisateurs permet de définir avec précision les données auxquelles chaque utilisateur a accès en fonction des tâches qu’il a à accomplir. Le logiciel Simple CRM permet par exemple de créer un projet privé dans lequel un utilisateur ne pourra avoir accès qu’aux données des clients qui s’y retrouvent.

L’automatisation

L’automatisation consiste à programmer le logiciel de façon à ce qu’il puisse effectuer un certain nombre d’actions de manière automatique. Par exemple, le logiciel CRM peut être programmé pour attribuer des tâches aux utilisateurs ou pour effectuer lui-même certaines tâches comme l’envoi de mails.

L’équipe commerciale peut recevoir chaque matin les données dont elle aura besoin le jour même. L’automatisation de ce genre de détails fait gagner un temps précieux aux travailleurs, car une fois programmé, le logiciel CRM se charge de faire les tâches préliminaires pour eux.

Les commerciaux consacrent également beaucoup de temps à trouver des leads. Il est donc important d’automatiser le processus de priorisation afin de s’assurer que les leads les plus prometteurs bénéficient d’un suivi rapide. Cela est possible en utilisant un système de score des leads automatisés.

La prise des rendez-vous, la gestion de la bibliothèque de ressources commerciales, la création de fiches d’informations et beaucoup d’autres choses peuvent être automatisées grâce à un logiciel CRM. Consultez le guide fourni avec votre logiciel CRM pour en savoir plus sur la configuration de votre logiciel.

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Les objectifs

Intégrer des objectifs dans un logiciel CRM est essentiel pour améliorer la performance commerciale. Voici comment cela peut être bénéfique :

• Objectifs Client et Vente : Définissez des objectifs spécifiques pour chaque client et chaque étape de vente. Cela permet de maximiser les conversions et d'augmenter les revenus.
• Objectifs Marketing et Prospects : Suivez les objectifs marketing pour évaluer l'efficacité des campagnes et cibler les prospects les plus prometteurs.
• Objectifs Projets et Services : Fixez des objectifs pour les projets et les services afin d'assurer la qualité et la satisfaction client.
• Objectifs d'Intégration et de Collaboration : Établissez des objectifs lors de l'intégration de nouveaux fournisseurs pour garantir une collaboration efficace.
• Suivi des Performances : Utilisez le logiciel CRM pour mesurer les performances et comparer les résultats avec les objectifs prévus.

En résumé, configurer correctement les objectifs dans un logiciel CRM permet d'améliorer la performance commerciale et de prendre des décisions éclairées. C'est un outil puissant pour maximiser les avantages concurrentiels de votre entreprise.

La synchronisation des données

La synchronisation des données peut être configurée directement depuis l’interface du logiciel CRM. Généralement, l’importation des données existantes se fait avec des extensions qu’on peut installer.

Si ces données étaient stockées dans des feuilles Excel ou Google docs, il est également possible de les importer dans la base de données du logiciel CRM. Cependant, la procédure peut être un peu plus complexe.

Un logiciel CRM est normalement fourni avec un guide qui décrit la procédure de configuration. Il existe également des formations disponibles pour apprendre à configurer les logiciels CRM. Si votre éditeur de logiciel CRM ne propose ni l’un ni l’autre, il est peut-être judicieux de changer de logiciel CRM.

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L’avis des experts

L’avis de Bertholet Elisabeth

...Dans la littérature comme sur internet, les auteurs ne se mettent pas d’accord sur un déroulé précis d’étapes théoriques à suivre afin de mener à bien une implémentation d’un CRM. Néanmoins, plusieurs tendances similaires ressortent.(Almotairi, 2009; Ambroise & Prim-Allaz, 2015; Bellaaj, 2014; Darac, 2021; Gestisoft, n.d.; Krill, 2001; Persoon, 2005; Phare36, 2020; Redman, 1998; Reid & Catterall, 2005; Saratoga Systems, 2000; Schwenn Sebrin, 2017; Segal, 2009; Sparger, 2001)…. La mise en place d’un CRM n’est pas une science exacte. Il y a effectivement des éléments essentiels et prévisibles à mettre en place pour favoriser la réussite du projet, mais il y a également des éléments incontrôlables tels que le niveau de motivation des différents acteurs, les résistances potentielles des différents acteurs ou encore le temps d’adaptation des différents acteurs. C’est pourquoi une recommandation est d’être patient et de s’adapter aux éléments imprévisibles apparaissant lors de l’implémentation du CRM. Il faut être prêt à remodeler le planning si le temps d’adaptation des utilisateurs est plus long que prévu. Il faut pouvoir saisir les opportunités de résistance au changement pour améliorer les pratiques dans le logiciel. Il faut savoir faire évoluer ses objectifs au fur et à mesure du projet…

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du podcast des experts

L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM 

…je suis convaincu que la clé du succès lors de la configuration d'un système CRM réside davantage dans la gestion des humains que dans les aspects techniques. Voici quelques astuces précieuses pour garantir une adoption réussie de Simple CRM par vos équipes : 1: Impliquer les utilisateurs dès le départ : Lors de la mise en place de Simple CRM, impliquez activement les futurs utilisateurs dans le processus de décision. Organisez des réunions de brainstorming où ils peuvent exprimer leurs besoins et leurs préoccupations. Leur implication dès le départ favorisera un sentiment d'appropriation et d'engagement envers la solution. 2: Assurer une formation et une immersion complètes : Investissez du temps et des ressources dans la formation des utilisateurs sur Simple CRM. Organisez des sessions de formation interactives et pratiques qui leur permettent de découvrir les fonctionnalités de la solution et de comprendre comment elle peut les aider dans leur travail quotidien. Une immersion complète dès le début renforcera leur confiance dans l'utilisation du système. 3: Créer une culture de collaboration : Encouragez la collaboration entre les équipes en utilisant Simple CRM comme un outil centralisé de partage d'informations et de suivi des activités. Mettez en place des processus clairs et des workflows efficaces qui favorisent la communication et la coordination entre les différents départements. Une culture de collaboration renforcera l'adoption de Simple CRM en montrant aux utilisateurs comment la solution peut les aider à travailler ensemble de manière plus efficace. 4: Reconnaître et récompenser les succès : Célébrez les succès et les réalisations des utilisateurs qui adoptent activement Simple CRM. Mettez en avant les cas d'utilisation réussis et les résultats positifs obtenus grâce à la solution. En reconnaissant et en récompensant les efforts des utilisateurs, vous renforcez leur motivation à continuer à utiliser et à exploiter pleinement Simple CRM.

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Les avantages cruciaux de configurer correctement un logiciel CRM pour votre entreprise

La configuration correcte d'un logiciel CRM revêt une importance capitale pour les entreprises de nos jours. Voici pourquoi cela est crucial :

• Optimisation de la gestion des relations clients : En configurant correctement un logiciel CRM, les entreprises peuvent organiser et centraliser toutes les informations relatives à leurs clients, prospects, contacts et entreprises. Cela permet une gestion plus efficace des relations clients, une meilleure compréhension des besoins et des préférences des clients, et une personnalisation des interactions pour renforcer la relation client.
• Amélioration des performances commerciales : Un logiciel CRM bien configuré aide à suivre et à analyser les données de vente, les cycles de vente, les opportunités commerciales et les performances de l'équipe de vente. Cela permet d'identifier les tendances, de prévoir les ventes, d'optimiser les processus de vente et de maximiser les revenus.
• Facilitation du marketing ciblé : En intégrant les données clients et prospects dans un logiciel CRM, les entreprises peuvent mettre en œuvre des campagnes marketing plus ciblées et personnalisées. Elles peuvent segmenter leur public, envoyer des messages pertinents et suivre l'efficacité de leurs campagnes pour obtenir de meilleurs résultats.
• Centralisation des informations et des communications : La configuration correcte d'un logiciel CRM permet de centraliser toutes les informations clients, les historiques d'interactions, les communications par mail ou via le web, et les activités commerciales. Cela facilite la collaboration au sein de l'équipe, la coordination des efforts de vente et de service client, et la fourniture d'un service client de haute qualité.
• Meilleure gestion des projets et des opportunités : Un logiciel CRM bien configuré offre des fonctionnalités de suivi des projets, des tâches et des opportunités commerciales. Cela permet de gérer efficacement les projets, de suivre les progrès, de prioriser les actions et d'allouer les ressources de manière optimale pour atteindre les objectifs commerciaux.
• Personnalisation des fonctionnalités et des workflows : La configuration d'un logiciel CRM permet de personnaliser les champs, les workflows et les paramètres en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise. Cela garantit que le logiciel répond aux exigences commerciales uniques, augmente la productivité de l'équipe et facilite l'adoption du CRM par les utilisateurs.
• Intégration avec d'autres outils et systèmes : Un logiciel CRM bien configuré peut être intégré avec d'autres outils et systèmes utilisés par l'entreprise, tels que les outils de marketing, les plateformes de vente en ligne, les systèmes de gestion des projets, etc. Cela permet une communication fluide, un partage d'informations en temps réel et une utilisation optimale des données pour des décisions stratégiques.

En résumé, la configuration correcte d'un logiciel CRM apporte de nombreux avantages aux entreprises en termes de gestion clientèle, de performances commerciales, de marketing ciblé, de collaboration d'équipe et de personnalisation des processus. Cela contribue à renforcer la relation client, à accroître les ventes, à améliorer l'efficacité opérationnelle et à stimuler la croissance de l'entreprise.

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FAQ

Comment gagner du temps avec un logiciel CRM pour la gestion des clients et prospects ?

Un logiciel CRM peut vous aider à gagner du temps grâce à des fonctionnalités telles que l'auto-saisie des adresses, la géolocalisation, la reconnaissance et l'aide vocale, la rédaction automatique des documents, etc. En utilisant un logiciel CRM, vous pouvez mieux comprendre les besoins de vos clients et développer des produits et des services adaptés à leurs attentes.

Comment changer de logiciel CRM pour améliorer les performances commerciales de mon entreprise ?

Si vous souhaitez changer de logiciel CRM, il est important de prendre en compte les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre entreprise, la facilité d'utilisation et le coût. Il est également important de prendre en compte la procédure de migration des données de votre ancien logiciel CRM vers le nouveau. Il est recommandé de contacter l'éditeur de votre nouveau logiciel CRM pour obtenir de l'aide dans le processus de migration.

Comment installer un logiciel CRM pour optimiser la relation client de mon entreprise ?

La méthode d'installation d'un logiciel CRM peut varier en fonction de la technologie utilisée, soit un CRM on premise, soit un CRM cloud. Pour un CRM on premise, il est nécessaire d'installer le logiciel sur un serveur local. Pour un CRM cloud, le logiciel est hébergé sur un serveur distant et accessible via une connexion internet. Il est recommandé de suivre les instructions fournies par l'éditeur de votre logiciel CRM pour l'installation.

Comment utiliser un logiciel CRM pour personnaliser la communication avec mes clients et prospects ?

L'utilisation d'un logiciel CRM peut varier en fonction de l'éditeur et des fonctionnalités disponibles. Il est recommandé de suivre les instructions fournies par l'éditeur de votre logiciel CRM pour apprendre à utiliser les fonctionnalités disponibles. Il est également recommandé de suivre une formation pour mieux comprendre les fonctionnalités et les avantages du nouveau système, et de l'adopter avec confiance.

Comment implémenter un CRM pour une PME et optimiser la gestion des ventes et des contacts avec les fournisseurs ?

L'implémentation d'un CRM pour une PME peut aider à améliorer la gestion des relations clients, à augmenter la productivité et à augmenter le chiffre d'affaires. Il est recommandé de définir vos objectifs et vos besoins en matière de CRM, d'évaluer les différentes options d'outils CRM, de mettre en place un plan de déploiement, de former les employés et de tester l'outil. Il est également recommandé de contacter l'éditeur de votre logiciel CRM pour obtenir de l'aide dans le processus d'implémentation.