Comment UTILISER un logiciel CRM ?

Logiciel CRM : bien l’utiliser pour mieux en profiter.

Un logiciel CRM permet une meilleure gestion de votre entreprise. Pour profiter au mieux de ses fonctionnalités, il convient de savoir comment l’utiliser. C’est la question à laquelle nous allons répondre dans la suite de cet article.

Comment utiliser un logiciel de gestion de la relation client ?

L’utilisation d’un logiciel CRM étant large et riche, nous allons ici lister les bases de l’utilisation d’un CRM.

Pour savoir comment utiliser un logiciel CRM en détail, merci de visiter ce site Internet dédié à ce sujet.

Comment se connecter à un logiciel CRM ?

Pour vous connecter à un logiciel CRM, vous aurez besoin de vos accès de connexion (s’il s’agit d ‘un logiciel sur cloud). Chez SIMPLE CRM, les accès de connexion au logiciel vous ont été transmis par e-mail. Vous n’avez qu’à vous rendre dans le mail et à récupérer votre identifiant et votre mot de passe.

Ensuite, vous n’avez qu’à vous connecter à votre logiciel depuis un navigateur web. Pour une parfaite compatibilité, nous vous conseillons d’utiliser le navigateur CHROME qui est disponible gratuitement sur : https://www.google.fr/chrome/browser/desktop/

ASTUCE 1: les boutons « AJOUT » se trouvent toujours sur la gauche.

ASTUCE 2: des et des sont présents dans l’interface et vous permettent de voir des explications écrites ou de lancer des vidéos explicatives.

ASTUCE 3: le site du support accessible depuis le menu principal en haut contient de nombreuses explications détaillées qui répondront à toutes vos questions. C’est également via ce site que vous pourrez adresser vos questions techniques à nos équipes.

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Auto saisie des adresses et géolocalisation

Les adresses s'écrivent d'elles-mêmes et la géolocalisation calcule vos trajets et évite les embouteillages.

Détection de clients automatiques par une IA

Une IA capable de détecter des clients potentiels qu'elle propose directement à vos commerciaux.

Rapports intelligents faciles à utiliser

BI, Small et Big Data Mining, Reporting: le tout sans aucune connaissance technique.

Génération automatique des e-mails

Vos e-mails s’écrivent automatiquement, directement dans Outlook, Gmail, Thunderbird…

Reconnaissance et aide vocale

Vous parlez: Simple CRM écrit. Vous lui donnez des ordres: Simple CRM exécute.

Rédaction automatique des documents

Word, Excel ou Power Point rédigent en un clic vos contrats et autres documents.

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Comment segmenter ses contacts dans un logiciel CRM ?

Vous avez besoin de communiquer vers des clients/leads réellement intéressés par votre offre. Pour cela, il faut d’abord les identifier clairement. En effet, il ne sert à rien d’envoyer une promotion pour 5 kg de gigot d’agneau à des clients qui sont végétariens ! Cette phrase anecdotique illustre efficacement toute l’importance de la segmentation de vos contacts, qui doit être réalisée avant la création du moindre contact ou société. Plusieurs critères peuvent être utilisés pour segmenter vos clients.

Pour ce faire, allez dans le MENU HAUT -> REQUETE.

Créez des centres d’intérêt à la fois pour vos clients, mais aussi vos fournisseurs ou vos contacts presse, par exemple. Etudiez la question au sens large afin d’intégrer tous les métiers de l’entreprise (vente, achat, facturation, etc.)

Exemple de centres d’intérêt à créer:

Client
Client potentiel
Ex-client parti chez concurrent A
Ex-client parti chez concurrent B
Client - Produit 1
Client - Produit 2
Client potentiel - Produit 1
Client potentiel - Produit 2
Paiement favoris - SEPA

Paiement favoris - Carte Bleu
Facturation - annuel
Facturation - en abonnement mensuel
Journaliste intéressé par Produit 1
Journaliste intéressé par Produit 2
Journaliste intéressé par Produit 3
Fournisseur pièce type KL
Etc...

Comment créer un contact dans un logiciel CRM ?

Vous avez bien segmenté ? Bravo ! Voyons maintenant comment Simple CRM s’adapte à votre quotidien en vous soulageant au maximum.

Rendez-vous dans SOCIETE et créez une fiche d’entreprise. Avez-vous remarqué que la géolocalisation intégrée permet une saisie prédictive des adresses ? Cela permet de gagner un temps précieux !

Une fois la SOCIETE créée, descendez vers le bas, dans la zone CONTACT et cliquez sur le bouton afin d’ajouter un CONTACT. Attention : au départ on vous propose de saisir les coordonnées PERSONNELLES. C’est dans la deuxième fenêtre que vous saisirez les coordonnées PROFESSIONNELLES.

Pourquoi une telle démarche ? Eh bien, si Monsieur Martin est votre client pendant 5 ans, puis qu’il quitte l’entreprise où il travaillait, posséder ses coordonnées personnelles vous permettra de garder le contact avec lui et d’ainsi peut être créer de nouvelles opportunités commerciales dans l’entreprise où il va ensuite poursuivre sa carrière.

FOCUS: si vous avez un fichier Excel, un autre CRM/ERP, ou un logiciel de type Outlook, vous avez sans doute envie d’importer ses sociétés et contacts. Ceci est possible et facile à mettre en place. Pour cela visiter ce lien : Comment importer facilement des données dans Simple CRM ? Attention toutefois: avant de faire l’import pensez à qualifier ces fichiers en appliquant les segments que vous aviez créés dans les centres d’intérêts.

Comment gérer son temps dans un CRM ?

Vous détestez entendre la phrase: « Désolé je n’ai pas eu le temps… » et pourtant, vous l’entendez trop souvent. Le but des INTERACTIONS est d’éradiquer cette plaie de votre quotidien.

Les INTERACTIONS, c’est le cœur même de Simple CRM, ce qui permet de modéliser tous les processus de l’entreprise (vente, achat, support, etc.). Il est essentiel de parfaitement comprendre la logique des INTERACTIONS, car une fois cette logique bien acquise, vous allez gagner énormément de ce temps si précieux et qui fait malheureusement si souvent défaut.

« COMMENT UTILISER LES INTERACTIONS ? » - IL EST INDISPENSABLE DE LIRE CET ARTICLE: L’importance de maîtriser la notion d’Interaction AFIN DE FAIRE DE VOTRE PROJET CRM UN REEL SUCCES.

Comment générer des mots de passe aléatoires et sécurisés pour son CRM?

La sécurité de votre logiciel CRM est l’une des choses les plus importantes, car d’elle dépend votre succès. Et comme toute solution hébergée en ligne, elle s’appuie sur la force des mots de passe utilisés. Cependant, il peut arriver que vous pensiez que la sécurité de votre CRM est compromise peut-être suite à un certain nombre de constats douteux.

La meilleure option dans ce cas est de changer de mot de passe et d’adopter un nouveau qui est assez fort pour garantir la sécurité de votre solution CRM. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, ne vous inquiétez pas. Simple CRM a mis à votre disposition un service gratuit qui permet de générer des mots de passe aléatoires et sécurisés : Simple Password Generator.

Pour accéder à cette application en ligne et générer des accès répondant aux plus hautes normes de sécurité : appuyez ici. Ensuite, cochez les cases correspondant à vos préférences et appuyez sur le bouton « générer ». Essayez pour voir, c’est simple !

Comment ajouter vos coordonnées sur un devis avec un CRM?

Lorsque vous faites des devis, il est intéressant d’y ajouter vos coordonnées. Pour le faire, vous devez commencer par configurer les paramètres de rappel e-mail dans le profil utilisateur. Dans le menu tout en haut, allez dans Admin CRM puis sur la liste des utilisateurs. Cliquez ensuite sur votre nom puis sur bas de page. Un formulaire vous sera présenté avec des cases à remplir. Avant de commencer à remplir, vous devez d’abord modifier le modèle ERP en activant un des deux blocs haut ou bas. Pour le faire, appuyez juste ici. Si vous avez réussi à activer un des blocs, vous pouvez commencer à renseigner vos coordonnées dans l’un des deux blocs à l’aide des balises suivantes :
• {RAPPEL_EMAIL} = Votre adresse e-mail;
• {RAPPEL_TEL} = Votre numéro de téléphone;
• {RAPPEL_NOM} = Vos noms et prénoms;

Vous avez réussi? Félicitations, continuez en optant pour une formation auprès d'un partenaire intégrateur certifié SIMPL PARTNER.

Comment gérer un service après vente (SAV) avec un CRM.

Il est tout à fait possible de gérer les services après-vente avec Simple CRM. Prenons pour exemple un matériel que vous vendez. Vous pouvez garder l’historique des interventions effectuées sur votre matériel si vous le voulez en créant un projet pour chaque matériel.
• Avant tout, créez un projet et nommez-le en insérant comme date de début de projet la date de début de la maintenance du matériel. Liez ensuite la société et le contact du client concerné.
• Pour chaque intervention sur l’appareil, ouvrez le projet puis dans la liste des interactions, cliquez sur le bouton « Ajouter une interaction » et remplissez les détails (sujet, description, durée, etc.)
• Pour obtenir les interventions qui ont eu lieu sur votre projet, descendez jusqu’à la liste des interactions. Dès lors, toutes les interventions prévues et celles déjà effectuées sont affichées.
• En cliquant sur « exporter les interactions du projet CSV », vous pouvez exporter la liste des interactions afin de fournir un relevé à votre client.

Et voilà, vous pouvez désormais gérer vos services après vente grâce à votre CRM !

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