Différence entre devis, acompte et facture pro-forma

Les termes de devis, facture pro-forma et d’acompte doivent être maitrisé par toute personne évoluant dans le monde des entreprises: suivez le guide...

               

Comprendre les termes de devis, acompte et facture pro-forma

Les termes peuvent parfois être difficiles à comprendre, surtout pour un non initié. Ils prêtent parfois à confusion si l’on n’a pas une maîtrise du vocabulaire financier. Dans cet article, nous vous clarifierons très explicitement les termes de devis, acompte et facture pro-forma.

Devis : un document utile pour proposer un bien ou un service

C’est un document écrit détaillé des travaux à exécuter avec estimations des prix. Il est établi avant tout achat de produit ou de prestation. Les informations renseignées dans un devis sont unilatérales entre le fournisseur et son client. Il permet à ce dernier de s’engager en toute connaissance de cause.

Il inclut le coût de la main d’œuvre, le décompte détaillé de chaque prestation, la date d’exécution, les frais de déplacement, la somme globale à payer hors taxes et taxes comprises, les modalités de paiement et de livraison et la procédure de réclamation.

Pour sa validité, le devis doit respecter des mentions légales obligatoires. Tant qu’il n’y a pas eu un engagement contractuel entre les deux parties, le devis demeure juste un simple document. De même, le client n’est pas dans l’obligation de confier les travaux au professionnel ayant fourni son devis.

Acompte : une partie du montant total facturé

Un acompte est une somme versée au fournisseur alors que la commande n’a pas encore été exécutée. Il est bien différent des avances qui sont versées avant tout commencement d’exécution d’une commande. En effet, même si l’acompte est un premier versement effectuer par un acheteur pour l’acquisition d’un bien ou d’un service, il oblige les parties à respecter leur engagement mutuel sous peine de sanctions (paiement de dommages et intérêts par exemple). En cas de désaccord, le fournisseur peut être amené à rendre les sommes versées. L’acheteur réfractaire peut être soumis à des ordres de paiement voire à une assignation en tribunal de commerce.

Il est important de noter qu’à cause de son caractère, le montant de la facture d’acompte n’est pas pris en compte dans le chiffre d’affaires du fournisseur.

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La facture pro-forma : le devis sous une autre forme

C’est une facture provisoire établie pour la forme. Elle est remise avant livraison ou prestation de service sans aucun paiement. Elle ne peut être incluse dans la comptabilité, car c’est un devis qui prend la forme d’une facture.

La facture pro-forma permet aux deux parties (client et fournisseurs ou un prestataire de service) de déterminer les conditions de prestation de service ou d’achat d’un bien. Il s’agit d’un document sans valeur légale qui ne peut pas être inclus dans la comptabilité d’une entreprise.

La facture pro-forma soumise par le fournisseur doit inclure des éléments principaux tels que :

• le nom ;
• l’adresse des parties ;
• la date de la vente ou de la prestation de service ;
• la quantité et la dénomination précise des produits ;
• etc.

Les termes de devis, facture pro-forma et d’acompte doivent être maitrisé par toute personne évoluant dans le monde des entreprises. Ceci permet d’éviter des bévues et de ne pas se faire avoir par des partenaires ou des collaborateurs mal intentionnés.

Par ailleurs, afin de faciliter votre gestion comptable, il est conseillé d’utiliser un logiciel ERP. Chez Simple CRM, nous avons ce qu’il vous faut pour optimiser et rendre votre comptabilité plus efficace.

Dans le cadre du processus commercial, la compréhension des différences entre devis, acompte et facture pro-forma est essentielle, tant sur le plan opérationnel que juridique. Ces documents revêtent une importance particulière dans la réalisation d'une transaction et sont liés aux obligations légales des parties prenantes.

Le devis, élément préalable à toute opération, offre une estimation détaillée des coûts associés à la réalisation d'un chantier ou d'un service. Bien que non contraignant, il constitue une base pour le contrat à venir. Le numéro de devis identifie de manière unique l'offre, et il est crucial de le mentionner lors de la création du contrat ultérieur.

En parlant de contrat, il formalise l'accord entre les parties et énonce les obligations respectives. L'acompte, réglé avant le début de la réalisation du projet, confirme l'engagement financier du client. Ce paiement partiel sécurise également le prestataire en assurant une trésorerie préalable à la réalisation des travaux. Il est essentiel d'établir clairement les conditions de remboursement de l'acompte dans le contrat, en cas de non-réalisation ou d'annulation.

La facture pro-forma, quant à elle, est souvent utilisée comme un modèle préliminaire de facture. Bien que n'ayant pas de valeur légale, elle permet d'informer le client sur les coûts anticipés avant la réalisation finale de la transaction. Elle peut être utile pour obtenir l'approbation du client avant d'émettre la facture définitive.

Lorsque la réalisation du chantier ou de la prestation est achevée, la facture finale entre en scène. C'est à ce moment que le solde, représentant le montant restant dû, est émis. La mention du numéro de devis et d'acompte dans la facture finale assure une traçabilité transparente de la relation.

Il est primordial de respecter ces étapes et d'émettre les documents conformément aux obligations légales en vigueur. En ligne avec les bonnes pratiques, ces éléments contribuent à instaurer un processus classique et sécurisé, préservant les intérêts des deux parties impliquées. Une gestion efficace de ces documents favorise une relation commerciale saine, en minimisant les risques et en assurant une clarté juridique dans chaque étape.

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Avant l'achat d'un produit ou d'une prestation de services, le client doit être informé de ses caractéristiques essentielles, du prix, de la date ou du délai de livraison du produit ou d'exécution du service. Ces informations sont souvent intégrées dans un devis avant la conclusion du contrat. La délivrance d'un devis est obligatoire dans certains cas. Liste des activités pour lesquelles un devis est obligatoire : Travaux et dépannage du secteur du bâtiment et de l'équipement de maison, Prestation de déménagement, Location de voiture, Optique médicale, Appareillage auditif, Prestation de services à la personne, Produits et prestations de services destinées à compenser la perte d'autonomie, Chirurgie esthétique, Prestation funéraire...

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Et oui, certains le savent pas, mais certaines professions ont des obligations spécifiques à leurs services. Afin que les obligations soient réglés dans le cadre des normes légales, je vous invite à bien vérifier auprès de l'administration du pays d'établissement de votre entreprise, car parfois, même les formats et mises en page des documents doivent répondre à des normes précises. Je pense par exemple aux pompes funèbres qui sont très encadrés à ce niveau.

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✍ FAQ

Quelle est la valeur juridique d'un devis ?

La valeur juridique d'un devis est la même qu'un contrat. Lorsqu'un devis est signé par le client, il engage les deux partis et tient lieu de contrat. Le devis est un document écrit qui lie le prestataire, en général un professionnel du bâtiment, à son client. Il détaille les prix et modalités de la prestation de service ou du produit proposé. Il est important de noter que le devis est gratuit et non obligatoire pour les professionnels. Cependant, il est recommandé pour les professionnels de bâtiment de fournir un devis pour protéger leur position légale. En cas de non-respect du devis par l'un des partis, les conséquences peuvent être graves. Par exemple, le client peut revenir sur son accord et le professionnel ne peut plus modifier le prix.

Quelle est la valeur juridique d'un acompte ?

En résumé, la valeur juridique d'un acompte est différente de celle d'un devis. Un acompte est un premier versement à valoir sur un achat, impliquant un engagement ferme des deux parties, avec des conséquences graves en cas de non-respect. Les arrhes, quant à elles, sont des sommes versées à l'avance, d'abord qualifiées d'arrhes, mais qui peuvent être qualifiées d'acompte si les parties n'ont pas prévu expressément une autre qualification, avec des conséquences différentes en cas de non-respect.

Quelle est la valeur juridique d'une facture pro-forma ?

Une facture pro forma est un document commercial qui ressemble à une facture, mais qui n'a pas de valeur juridique, fiscale ou comptable. Elle est utilisée pour enclencher la discussion commerciale, permettre au client d'avoir une vue globale de l'offre, ou envoyer des produits de démonstration ou des échantillons. Contrairement à une facture classique, une facture pro forma peut être modifiée intégralement et à tout moment, et ne doit pas s'insérer dans la numérotation habituelle des factures. Elle ne peut pas être intégrée dans la comptabilité et ne tient pas lieu de contrat. En résumé, une facture pro forma n'a pas de valeur juridique, fiscale ou comptable, et est utilisée à des fins informatives et commerciales.