Relance de facture impayée: comment gérer cette situation ?

Gestion des impayées : conseils et astuces

Toute entreprise est confrontée à des cas de factures impayées. Face à cette situation, il faut savoir s’y prendre pour relancer les clients. Découvrez dans cet article comment vous pouvez bien gérer cette situation.

Importance de relance des factures

Toute entreprise a pour but premier de faire du profit. Ainsi le règlement des factures client de façon régulière contribue grandement à la réalisation de ce but. La mise en place de bonnes stratégies de relance avec l’utilisation des outils de relances automatiques de facture vous permettra de limiter les factures impayées. Cela implique le respect de certaines étapes clés.

Avant la relance

Même si les relations client constituent un socle pour l’entreprise, il est important de trouver un moyen courtois pour relancer les clients en retard de paiement. Le recouvrement de factures impayées est tout un processus.

La première étape est que vous devez trouver des preuves de l’impayé pour préparer un bon dossier. Cela consiste à mener une démarche de vérification de l’entreprise cliente. L’application du KYC (Know Your Customer) permet de réaliser une documentation sur le profil de l’entreprise : son ancienneté, est-elle en redressement judiciaire ou non, l’état de son bilan, etc. La documentation s’effectue grâce à un outil de tracking à travers le suivi des échanges email.

L’avis des experts

L’avis de Emilie Mesmin, Avocate spécialisée en droit des affaires

La relance pour facture impayée est un mode de recouvrement de créances à l’amiable, éventuel préalable incontournable à une action judiciaire. Privilégier la voie amiable pour obtenir le règlement de ses factures est une règle d’or qui pourrait être gravée sur les murs de toute entreprise ayant vocation à durer. Ainsi, la mise en place de relances pour factures impayées s’impose pour 4 raisons principales : Éviter un procès : “cela s’explique par les multiples inconvénients attachés à une procédure judiciaire. Saisir la justice pour obtenir le recouvrement de vos créances est certes possible (et même indispensable dans certains cas) mais la voie amiable est de loin une option à favoriser. Avoir recours à la justice est long et coûteux. Éviter une condamnation : non seulement vous pourriez être débouté de votre demande, mais vous pourriez en plus être condamné. Éviter de perdre un client : cela paraît évident et pourtant certains ne semblent pas en mesurer les conséquences. En engageant une procédure judiciaire contre votre client, vous rompez le lien de confiance indispensable à toute relation d’affaires. Autrement dit, ce dernier risque fort de se tourner vers la concurrence. Soigner votre réputation : la réputation d’un entrepreneur est vite faite surtout avec l’essor d’Internet et des réseaux sociaux. Il y va de votre “e-réputation” !

— Emilie Mesmin, Relance pour factures impayées : sécuriser ses paiements

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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

Les statistiques montrent que près de 64% des factures émises par les entreprises sont payées en retard, et 20% de ces retards de paiement sont causés par une absence de relance appropriée. Cette négligence peut entraîner un déséquilibre dans la trésorerie, affectant la capacité de l'entreprise à honorer ses propres engagements financiers et à investir dans son développement. En outre, une relance irrégulière ou inefficace peut créer des problèmes procéduraux, notamment en termes de suivi des paiements, de gestion des litiges et de maintien de la confiance des clients. Sans un processus bien défini et automatisé, il est facile de perdre de vue les factures impayées et de compromettre la stabilité financière de l'entreprise. C'est pourquoi je recommande vivement l'utilisation d'outils de gestion de la relation client (CRM) tels que Simple CRM, qui permettent de mettre en place des stratégies de relance automatisées et personnalisées. Grâce à ces solutions, les entreprises peuvent suivre efficacement les paiements en retard, envoyer des rappels automatiques et maintenir une communication transparente avec leurs clients débiteurs. En conclusion, investir dans une approche proactive et structurée de relance des factures impayées est essentiel pour garantir une trésorerie saine et assurer la pérennité financière de l'entreprise. Avec des outils comme Simple CRM, il est possible de simplifier et d'optimiser ce processus, tout en préservant les relations clientèles et en renforçant la confiance dans la gestion financière de l'entreprise.

— Brice Cornet, Factures impayées : l’intelligence Artificielle au service d’une gestion automatique et efficace des impayés

À quel moment devrais-je commencer à relancer une facture impayée ?

Lorsqu'une facture reste impayée au-delà de sa date d'échéance, il est crucial d'initier rapidement le processus de relance pour éviter d'aggraver la situation financière et maintenir de bonnes relations avec le client. Voici un guide détaillé sur le moment idéal pour entamer ce processus :

Détermination de l'échéance :

La première étape consiste à bien connaître la date d'échéance de la facture. Cela vous permet de suivre de près les paiements et d'agir en cas de retard.

Délai de grâce :

Certains clients peuvent bénéficier d'un délai de grâce après la date d'échéance, selon les termes convenus. Toutefois, il est recommandé de ne pas prolonger ce délai sans raisons valables pour éviter des problèmes de trésorerie.

Première relance :

Dès que la date d'échéance est passée et que le paiement n'a pas été reçu, envoyez une première relance par mail ou par courrier. Cette communication doit être courtoise mais ferme, rappelant au client l'existence de la facture impayée et sollicitant le règlement dans les plus brefs délais.

Procédure de relances successives :

En cas de non-réponse à la première relance, mettez en place une procédure de relances successives avec des délais définis entre chaque communication. Cela peut inclure l'envoi de lettres de relance, des appels téléphoniques ou des mails de suivi.

Délais à respecter :

Veillez à respecter des délais raisonnables entre chaque relance. Un intervalle d'une à deux semaines est souvent considéré comme approprié, mais cela peut varier en fonction de la relation avec le client et de la somme impayée.

Solution de règlement :

Dans chaque communication, proposez au client des solutions de règlement flexibles, telles que des arrangements de paiement échelonnés, pour faciliter le règlement de la dette sans compromettre la relation commerciale.

Recours légaux :

Si malgré vos relances le paiement demeure impayé, envisagez des recours légaux comme l'envoi d'une mise en demeure par huissier, l'engagement d'une procédure de recouvrement judiciaire, voire l'obtention d'une injonction de payer si nécessaire.

En conclusion, il est essentiel d'initier le processus de relance dès que la facture dépasse sa date d'échéance pour maximiser les chances de récupérer le paiement et éviter les complications liées aux impayés. Une gestion proactive des relances contribue à maintenir une trésorerie saine et des relations professionnelles harmonieuses avec vos clients.

Le plan de relance grâce à Simple CRM

Lorsque vous obtenez les différentes informations, vous pouvez ensuite lancer un plan de relance efficace.

L’utilisation d’un logiciel comme Simple CRM vous fait gagner du temps dans votre démarche de relance de factures impayées. Elle permet la création des plans de relance à l’amiable en un clic par email, lettre de relance par courriel simple ou encore lettre de relance avant mise en demeure.

Le logiciel CRM repère les informations clés à la mise en œuvre de la démarche de relance. Dates d’échéances des factures, nombre de jours de retard, nombre de relance, destinataire, etc. Ces informations sont personnalisables selon chaque client. Ainsi, grâce à un outil de relance des impayés, vous pouvez mieux vous concentrer sur votre cœur de métier et perdre beaucoup moins de temps dans ce genre d’activité qui ne fait pas vraiment avancer les choses dans l’entreprise.

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Facture impayée même après la relance : que faire ?

Si, malgré plusieurs relances, votre client ne réagit pas, vous devez maintenant passer au niveau suivant. Il s’agit ici de l’envoi de la lettre de mise en demeure. Le respect de cette étape est nécessaire pour saisir les tribunaux ou engager n’importe quelle action en justice. C'est un élément crucial dans le processus de recouvrement des impayés, car il démontre à la fois votre sérieux dans la gestion des créances et votre volonté de trouver une solution à l'amiable.

L'utilisation de modèles de lettres adaptés pour la mise en demeure facilite cette démarche. Assurez-vous d'y inclure les informations clés telles que le numéro de la facture impayée, le montant dû, les délais de paiement, et les conséquences en cas de non-paiement. Envoyez cette lettre par courrier recommandé avec accusé de réception pour avoir une preuve tangible de sa réception par le client.

Enfin, les stratégies de relances automatiques de factures impayées aident les entreprises à gagner du temps et à maintenir une gestion efficace de leurs créances. Cependant, il est toujours important de rester respectueux et courtois dans vos communications pour ne pas détériorer les relations avec le client. La recherche d'une solution amiable reste préférable avant d'envisager des recours légaux plus contraignants.

Comment puis-je éviter les retards de paiement à l'avenir en intégrant Simple CRM comme plan de relance ?

Pour éviter les retards de paiement à l'avenir et maintenir une bonne santé financière, il est important de mettre en place des pratiques efficaces de gestion des factures et des relations avec vos clients. Voici quelques conseils pratiques pour y parvenir, en intégrant Simple CRM comme un outil de relance efficace :

Termes de paiement clairs :

Utilisez Simple CRM pour enregistrer et suivre les termes de paiement clairs et précis dès le départ dans vos contrats ou accords commerciaux. Mentionnez la date d'échéance des factures, les modalités de paiement acceptées, et les éventuelles pénalités en cas de retard.

Rappels avant échéance :

Configurez des rappels automatiques dans Simple CRM pour envoyer des notifications à vos clients quelques jours avant la date d'échéance des factures. Cela permet de les sensibiliser au paiement à venir et de prévenir d'éventuels oublis ou retards.

Communication ouverte :

Utilisez Simple CRM pour maintenir une communication ouverte et régulière avec vos clients. Enregistrez les échanges pour avoir une trace de toutes les discussions et répondez rapidement à leurs questions ou préoccupations concernant les factures ou les paiements pour éviter les malentendus.

Facturation précise :

Utilisez Simple CRM pour émettre des factures claires et précises en mentionnant tous les détails nécessaires tels que le numéro de la facture, le montant dû, la date d'échéance, les coordonnées de paiement, et les références de commande si applicables.

Relances amicales :

Configurez des modèles de relance dans Simple CRM pour envoyer des rappels amicaux par mail ou par téléphone si un client tarde à payer. Adoptez un ton courtois et professionnel pour rappeler le paiement sans créer de tension dans la relation client.

Arrangements de paiement :

Utilisez Simple CRM pour enregistrer et suivre les arrangements de paiement flexibles proposés aux clients qui rencontrent des difficultés temporaires. Créez des échéanciers de paiement ou des réductions pour paiement anticipé afin d'encourager le règlement rapide des factures.

Suivi régulier :

Utilisez Simple CRM pour effectuer un suivi régulier des paiements enregistrés et des factures en attente de règlement. Identifiez rapidement les retards de paiement et prenez des mesures proactives pour résoudre les problèmes.