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Méthode de mise en place d’un logiciel CRM dans une PME

Les petites et moyennes entreprises (PME) ont souvent des besoins différents en ce qui concerne la gestion de la relation client, par rapport aux grandes entreprises. Cependant, cela ne signifie pas qu'une PME ne peut pas bénéficier d'un logiciel CRM efficace. Un CRM bien configuré aide concrètement les PME à améliorer leur gestion des relations clients, à augmenter leur productivité et à augmenter leur chiffre d'affaires. Dans ce guide, nous vous montrerons comment implémenter un CRM pour votre PME, étape par étape.

CRM pour PME : 5 étapes pour implémenter votre logiciel CRM

La mise en place d’un logiciel CRM pour PME passe par 5 grandes étapes :

  1. Définir vos objectifs et vos besoins en matière de CRM
  2. Évaluer les différentes options d'outils CRM
  3. Mettre en place un plan de déploiement
  4. Former les employés et tester l'outil



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Étape 1 : Définir vos objectifs et vos besoins en matière de CRM

Avant de déployer un outil CRM, il est important de définir clairement vos objectifs et vos besoins en matière de gestion de la relation client.

  • Qu'attendez-vous de votre outil CRM ?
  • Comment souhaitez-vous utiliser les données et les informations collectées ?

En répondant à ces questions, vous pouvez déterminer les fonctionnalités clés que vous devez rechercher dans un outil CRM. Bien entendu, ces réponses induiront des besoins fonctionnels et opérationnels qui nécessiteront une mise en place dans votre Simple CRM. Nos équipes seront à votre écoute pour vous accompagner et vous aider.

Par exemple, il sera nécessaire de définir des KPI, des objectifs et des tableaux de pilotage afin de vous assurer que votre PME va dans la bonne direction. Pour tous ces besoins, nos experts sont à votre entière disposition.


 

Étape 2 : Évaluer les différentes options d'outils CRM

Une fois que vous avez défini vos objectifs et vos besoins, vous pouvez commencer à évaluer les différentes options d'outils CRM disponibles sur le marché.

Il est important de prendre en compte le coût, la facilité d'utilisation, la capacité de personnalisation et les intégrations avec d'autres outils que vous utilisez déjà dans votre entreprise.

Pour vous faciliter la vie, Simple CRM propose un tableau comparatif de ses CRM qui vous permettra de vérifier quelle version de Simple CRM répond le mieux à vos besoins.

En termes d’intégration avec d’autres SI (système d’information), que ce soit des ERP ou des outils de ticketing, ou encore l’interconnexion entre le CRM et votre site Internet ou même le chat de votre page Facebook : aucun souci puisque Simple CRM propose plus de 5000 connecteurs.


 

Étape 3 : Mettre en place un plan de déploiement

Une fois que vous avez sélectionné l'outil CRM qui convient le mieux à votre entreprise, il est temps de mettre en place un plan de déploiement.

Ce plan devrait inclure les étapes de formation des employés, de configuration de l'outil et de migration des données existantes.

Il est également important de déterminer les responsabilités en matière de gestion et d'utilisation de l'outil CRM.

Attention à ne pas sous-estimer l'importation des données d'une entreprise dans un logiciel CRM car elle peut s'avérer plus complexe et plus dangereuse qu'il n'y paraît. En effet, beaucoup d'entreprises sous-estiment la difficulté de ce processus en pensant par exemple que toutes les données sont stockées dans leur système ERP ou leur ancien CRM.

Cependant, en interrogeant les employés, on peut découvrir que des informations importantes sont stockées dans des outils tels qu'Excel, Google Sheet ou même dans les comptes de messagerie privés tels que Outlook ou Gmail.

Cette fragmentation des données peut entraîner des erreurs, des incohérences et des doublons lors de l'import. De plus, la récupération manuelle de toutes ces informations peut prendre beaucoup de temps et d'efforts, ce qui peut nuire à la productivité de l'entreprise.

Il est donc important de ne pas sous-estimer la difficulté de l'importation des données et de prendre les mesures nécessaires pour garantir que toutes les informations importantes sont centralisées dans un seul et même endroit. La mise en place d'un système de gestion de données efficace peut aider à résoudre ce problème et à éviter les erreurs et les retards.

Ne pas sous-estimer la difficulté de l'importation des données peut faire la différence entre une transition réussie vers un nouveau logiciel CRM et un processus chaotique et peu productif. Il est donc essentiel de prendre le temps de planifier et de préparer ce processus pour éviter les difficultés potentielles car il est évident qu’un CRM contenant toutes les données de votre PME dès le départ sera un CRM qui sera adopté avec plaisir et facilité par vos collaborateurs et collaboratrices.


 

Étape 4 : Former les employés et tester l'outil

Avant de déployer complètement votre outil CRM, il est important de former vos employés sur son utilisation. Cela garantira que tout le monde soit à l'aise avec les fonctionnalités et sache comment utiliser l'outil efficacement pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Pour assurer un lancement réussi d'un nouveau logiciel CRM dans une PME, il est important de mener une formation en trois étapes. Cela permettra à l'ensemble des employés de comprendre les fonctionnalités et les avantages du nouveau système, et de l'adopter avec confiance.

La première étape de la formation consiste en une opération de séduction d'une heure environ. Lors de cette démonstration, les employés découvriront les différentes automatisations du logiciel qui vont leur faire gagner du temps et simplifier leur quotidien. Ils pourront voir comment les tâches quotidiennes seront plus rapides et plus efficaces grâce à ce nouvel outil. Le but est de les rassurer, de leur montrer que le CRM n’est pas un outil de « flicage », mais un réel allié qui aidera à l’allègement de leur charge mentale.

La deuxième étape de la formation consiste en des sessions de formation en petits groupes de 5 collègues. Ce format permet une interaction plus directe avec les formateurs et une mise en pratique des connaissances acquises lors de la démonstration. Les employés pourront poser des questions, partager leurs préoccupations et recevoir des réponses détaillées.

Enfin, la troisième étape de la formation est une séance de questions et réponses après quelques jours d'utilisation. Cela permettra aux employés de poser des questions sur des aspects du logiciel qu'ils n'ont pas compris ou sur des points qui leur posent question dans leur utilisation quotidienne.


 

Étape 5 : Surveiller et améliorer constamment l'utilisation de l'outil CRM

Une fois que vous avez déployé votre outil CRM avec succès, il est important de le surveiller et de l'améliorer constamment pour en tirer le meilleur parti.

Cela peut inclure la collecte de commentaires des employés, des échanges lors des réunions animées autour des analyses produites par Simple CRM mais aussi et surtout par une analyse de l’efficacité de vos flux métiers, par leur remise en question, leur optimisation et leur implémentation dans Simple CRM.

Au besoin, bien entendu, nos experts en stratégie d’entreprise sont là pour vous accompagner et vous aider à doper votre croissance.


 

Quelques articles pour en savoir encore plus sur l’implémentation d’un CRM :