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À quoi sert un logiciel de facturation ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet de bénéficier d’un grand nombre d’avantages. Outre le fait que vous pouvez établir des factures rapidement, le logiciel de facturation est un outil qui vous permet d’aller plus vite dans votre gestion comptable. Cet article vous en parle davantage.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un outil informatique qui permet de gérer les factures et les paiements de l'entreprise. Grâce à une telle solution, vous pouvez :

  • créer des factures de manière automatisée, en saisissant les informations nécessaires (client, produits ou services achetés, quantités, prix, taxes, etc.) ;
  • envoyer les factures aux clients par email ou par courrier ;
  • suivre les paiements des clients et éditer des relances en cas de retard de paiement ;
  • gérer les encaissements et les remboursements
  • éditer des statistiques et des tableaux de bord pour suivre l'activité de l'entreprise

Le logiciel de facturation est un outil très utile pour automatiser et simplifier les tâches de gestion de l'entreprise, en particulier pour les PME et les TPE. Il permet de gagner du temps et de l'efficacité en évitant les erreurs de saisie et en centralisant l'ensemble des informations nécessaires à la gestion de l'entreprise. De nombreuses solutions sont disponibles sur le marché. Vous en trouverez en version logiciel « à installer sur ordinateur » ou en version en ligne accessible via un navigateur web.

Toutefois, il est toujours judicieux d’opter pour un logiciel CRM doté des fonctions d’un logiciel de facturation. Ainsi, vous pouvez profiter non seulement de l’aspect facturation, mais plus encore de la relation client, la prospection, la vente, la communication interne, etc.

Comment un logiciel de facturation permet de sécuriser les finances de l'entreprise ?

Un logiciel de facturation permet de sécuriser les finances de l'entreprise de plusieurs manières. D’abord, en automatisant la création et l'envoi des factures, le logiciel permet d'éviter les erreurs de saisie et de s'assurer que les factures sont envoyées de manière régulière et à jour. Cela favorise un meilleur suivi des encaissements et la prévention des retards de paiement.

Ensuite, l’outil de facturation permet de mieux maîtriser les entrées d'argent de l'entreprise et de s'assurer que les factures sont réglées dans les délais. Comme dit un peu plus haut, il permet de suivre les paiements des clients et d’éditer des relances en cas de retard de paiement.

La sécurité des finances de l’entreprise passe aussi par la gestion des encaissements et des remboursements. Le logiciel de facturation permet en effet de mieux suivre les mouvements de trésorerie de l'entreprise et de s'assurer que les comptes sont à jour.

L’édition des tableaux de bord par le logiciel et les statistiques vous permettent de mieux comprendre l'activité de l'entreprise. Vous avez plus de facilité à prendre les décisions financières adéquates.

En utilisant un logiciel de facturation, les dirigeants d'entreprise ont une vision plus précise et actualisée des finances de l'entreprise, ce qui leur permet de mieux gérer les risques financiers et de sécuriser les finances de l'entreprise.


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Comment relancer un client quand il ne paye pas sa facture ?

Il est important de suivre les factures impayées et de prendre des mesures pour les régler de manière efficace. Voici quelques étapes à suivre pour relancer un client qui ne paye pas sa facture :

  • Envoyer une première relance : il est recommandé d'envoyer une première relance par email ou par courrier dès que la facture est en retard de paiement. Dans cette première relance, il est important de rappeler les termes de paiement et de demander au client de régler sa facture dans les meilleurs délais.
  • Appeler le client : si la première relance n'a pas eu d'effet, il peut être utile de contacter le client par téléphone pour savoir pourquoi sa facture n'a pas été réglée. Cela permet de comprendre les raisons du retard de paiement et de trouver une solution à l'amiable.
  • Envoyer une seconde relance : si le client ne répond pas à la première relance ou ne donne pas de réponse satisfaisante au téléphone, il est recommandé d'envoyer une seconde relance, en précisant les conséquences du non-paiement (intérêts de retard, frais de relance, etc.)
  • Mettre en place des pénalités : si les relances n'ont pas eu d'effet, il peut être utile de mettre en place des pénalités pour inciter le client à régler sa facture. Ces pénalités peuvent être prévues dans les conditions générales de vente et doivent être appliquées de manière transparente et justifiée.
  • Utiliser les voies de recours : si le client persiste à ne pas régler sa facture, il peut être nécessaire de recourir à des voies de recours, comme le recouvrement amiable ou judiciaire. Ces voies de recours sont coûteuses et prennent du temps, mais peuvent être nécessaires pour récupérer les sommes dues.

Suivre chacune de ces étapes de manière organisée et méthodique est nécessaire au succès du recouvrement des créances. Attention cependant à rester courtois et professionnel. En agissant de manière proactive et en trouvant des solutions à l'amiable, il est possible de régler les factures impayées de manière efficace et rapide. Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de facturation permet de réduire la quantité d’impayés en réduisant les délais de paiement et en automatisant leur suivi.