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Comment soulager sa boite mail grâce à un logiciel CRM ?

Un logiciel CRM peut être extrêmement utile pour soulager votre boîte mail et gérer efficacement vos communications. Voici comment il peut vous aider :


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Meilleur logiciel CRM

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Centralisation des communications

Un outil CRM vous permet de centraliser toutes vos communications clients au sein d'une seule plateforme. Au lieu de recevoir des e-mails dispersés dans votre boîte de réception, vous pouvez les rediriger vers le CRM où ils seront organisés et accessibles à tous les membres de votre équipe. Cela réduit le désordre dans votre boîte mail personnelle et facilite la gestion des interactions avec les clients.

Automatisation des réponses

Un CRM peut automatiser certaines réponses aux e-mails en fonction de règles préétablies. Par exemple, vous pouvez configurer des réponses automatiques pour les demandes courantes ou les demandes de renseignements initiales. Cela permet de réduire le temps passé à répondre manuellement à chaque e-mail, en offrant des réponses rapides et cohérentes aux clients.





Flux de travail structurés

Avec un CRM, vous pouvez mettre en place des flux de travail structurés pour traiter les e-mails entrants. Vous pouvez définir des étapes claires, des responsabilités et des délais pour chaque type de communication. Cela facilite la gestion des priorités et vous aide à ne pas laisser les e-mails importants sans réponse.

Suivi des communications

Un solution CRM vous permet de suivre et d'enregistrer toutes les interactions avec les clients, y compris les e-mails. Vous pouvez enregistrer les conversations, les commentaires et les informations clés dans le CRM, ce qui facilite le suivi des communications passées. Cela vous évite de fouiller dans votre boîte mail pour retrouver des conversations antérieures, vous faisant ainsi gagner du temps et évitant les oublis.





Automatisation des tâches

Outre la gestion des e-mails, un CRM peut également automatiser d'autres tâches liées à la gestion des relations client. Par exemple, vous pouvez automatiser les rappels de suivi, les tâches de suivi des ventes, les campagnes de marketing par e-mail, etc. Cela vous permet de réduire la charge de travail liée à la gestion des e-mails et d'alléger votre boîte mail.

Collaboration en équipe

Un CRM facilite la collaboration en équipe en permettant à plusieurs membres de l'équipe d'accéder aux e-mails et aux communications clients. Vous pouvez assigner des tâches, partager des informations et travailler en tandem pour gérer les e-mails entrants. Cela répartit la charge de travail et facilite la coordination entre les membres de l'équipe.





Les défis de la gestion des e-mails

Avant d'aborder les solutions offertes par un logiciel CRM, il est important de comprendre les défis auxquels les utilisateurs sont confrontés lors de la gestion de leur boite e-mail. Parmi ces défis figurent la surcharge d'e-mails, la difficulté d'organisation et de suivi, le risque de manquer des messages importants et la perte de temps à traiter manuellement les demandes récurrentes.





L’avis des experts

L’avis de Raphaële GRANGER

Salarié ou freelance, stressé ou détendu au travail, ultra connecté ou non : quel que soit le profil, la grande majorité des travailleurs n’échappent pas à la pression des emails « non lus ». Consciemment ou non, ces messages en suspens s’inscrivent comme autant de tâches à traiter dans un coin de votre cerveau, et exercent une forte pression psychologique… La règle d’or pour gérer efficacement ses emails pros : ne pas se laisser dépasser par le nombre d’emails non lus. Ce faisant, vous diminuez la pression et travaillez dans de meilleures conditions.


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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

La première étape de travail, est donc de supprimer les emails internes et d'y préférer un chat interne comme Simple Messenger ou Slack. La deuxième étape est d'établir une règle simple: on adresse uniquement les emails à la personne concernée, sans mettre toute la société en copie. Ce mal de la "copie générale pour prouver que je travaille" est une réelle plaie qui n'existe qu'en France et cela ne sert vraiment, vraiment à rien. La troisième étape consiste à supprimer les notifications e-mails sur votre ordinateur puis de supprimer votre e-mail PRO de votre mobile privé. Pour cela, je vous renvoie à l'épisode dédié au droit à la déconnexion. La quatrième étape consiste à définir une nomenclature dans le sujet de vos emails. En effet, une nomenclature bien structurée, vous permet de savoir immédiatement, sans ouvrir l'e-mail, s'il est important ou pas, quand on doit le traiter et son sujet global. Avec une nomenclature intelligente, vous pourrez vous payer le luxe de jeter un œil à vos e-mails, une seule fois toutes les deux heures, tout en gagnant en efficacité et en temps de réaction. Chez Simple CRM, tous mes collègues s'envoient entre eux des e-mails dont le titre contient: 1. la priorité temporelle / 2 .Le thème / 3. Et un court résumé. Par exemple, l'email avec le sujet: "Soir / Compta / Question facture client", signifie que je dois avoir lu cet email pour le soir, que cela concerne la compta et que c'est une question à propos d'une facture client.





Les avantages d'un logiciel CRM pour la gestion des e-mails

Les avantages d'un logiciel CRM pour optimiser la gestion des e-mails sont nombreux. Tout d'abord, cet outil permet la centralisation des données et des informations liées aux e-mails au sein d'une seule plateforme, offrant ainsi une vue d'ensemble et une consolidation des interactions avec les clients. Ensuite, il facilite l'organisation et la catégorisation des e-mails grâce à des fonctionnalités telles que les dossiers et les étiquettes, ce qui contribue à une meilleure communication et à un suivi efficace des messages.

De plus, un logiciel CRM offre des solutions d'automatisation pour les réponses et les actions, permettant ainsi d'optimiser le temps de traitement des e-mails en répondant de manière préprogrammée aux demandes courantes. Il permet également de suivre et d'analyser les performances des campagnes d'e-mailing, des relances et des interactions avec les prospects et les clients, ce qui contribue à améliorer le taux de conversion et à renforcer la communication avec les leads.

Enfin, grâce à l'intégration avec les réseaux sociaux et d'autres canaux de communication, un logiciel CRM offre une solution complète pour la gestion des e-mails, des contacts et des données clients, ce qui en fait un outil indispensable pour toute entreprise souhaitant optimiser sa communication et sa relation client.





Les fonctionnalités clés d'un logiciel CRM pour la gestion des e-mails

Pour une gestion efficace des e-mails, un logiciel CRM propose plusieurs fonctionnalités clés. Tout d'abord, une boite de réception unifiée regroupe tous les e-mails provenant de différentes sources, que ce soit des clients, des prospects ou des collègues. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble et d'accéder facilement à tous les messages importants. Ensuite, des filtres et des règles de tri peuvent être configurés pour organiser automatiquement les e-mails dans des dossiers spécifiques. Par exemple, les e-mails provenant de clients importants peuvent être mis en évidence ou dirigés vers un dossier prioritaire.





Un logiciel CRM offre également la possibilité d'utiliser des réponses préenregistrées, ce qui facilite la réponse aux demandes courantes. Des modèles de réponses personnalisés peuvent être créés et utilisés pour gagner du temps tout en maintenant un niveau élevé de personnalisation dans les communications. Enfin, un logiciel CRM peut être intégré avec d'autres outils de communication tels que les calendriers, les outils de collaboration et les messageries instantanées. Cela permet d'avoir une vue complète de toutes les interactions avec un contact spécifique et de faciliter la coordination des activités liées à cet e-mail.

Bonnes pratiques pour soulager sa boite e-mail avec un logiciel CRM

Outre l'utilisation d'un logiciel CRM, voici quelques bonnes pratiques pour soulager votre boite e-mail :

  • Définir des règles de gestion e-mails CRM : Créez des règles pour trier automatiquement les e-mails en fonction de critères tels que l'expéditeur, le sujet ou les mots-clés. Cela permet de traiter rapidement les e-mails importants et de réduire la surcharge.
  • Utiliser des modèles de réponses : Préparez des modèles de réponses préenregistrées pour les demandes récurrentes. Personnalisez-les au besoin et gagnez du temps en répondant rapidement aux e-mails courants.




  • Planifier des plages horaires dédiées à la gestion des e-mails : Évitez de vérifier en permanence votre boite e-mail et allouez plutôt des plages horaires spécifiques pour répondre aux e-mails. Cela vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches sans être constamment interrompu par de nouveaux messages.
  • Faire le suivi des demandes et des tâches : Utilisez les fonctionnalités de suivi et de gestion des tâches de votre logiciel CRM pour vous assurer que rien ne tombe entre les mailles du filet. Marquez les e-mails importants comme tâches à accomplir et suivez leur progression.

En savoir plus côté pratique: