Comment gérer des e-mails dans un logiciel CRM ?

               

La gestion des emails dans Simple CRM en pratique.

Une mauvaise gestion des e-mails est une cause fragrante de sous-productivité et de perte de temps sur le long terme. Si la gestion des e-mails peut devenir une chose complexe après l’adoption d’un logiciel de gestion de la relation client (GRC), tel n’est pas le cas avec Simple CRM. Ce logiciel vous propose en effet plusieurs façons de gérer vos e-mails, afin de rester au plus près de vos habitudes de travail.

Comment gérer des e-mails entrants dans Simple CRM ?

La gestion des e-mails reçus peut se faire de différentes façons avec le logiciel CRM Simple CRM. Si vous utilisez une messagerie Gmail, Google Apps, Outlook Online, Outlook 365 ou Amen, la procédure est simple. Il vous suffit de rechercher les e-mails échangés avec un contact dans votre boite mail directement depuis Simple CRM en utilisant l’icône « loupe ».

Pour cela, il vous faut avant tout indiquer votre fournisseur de messagerie dans votre logiciel Simple CRM:

• dans le module Admin situé dans le menu haut, cliquez sur votre nom d’utilisateur (si vous êtes un administrateur Simple CRM) ;
• sélectionnez votre fournisseur de messagerie dans le champ « Recherche Webmail » et cliquez sur Enregistrer.

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Comment gérer des e-mails sortants dans Simple CRM ?

Avec le logiciel CRM Simple CRM, vous conservez vos habitudes de travail, car l’envoi de mail se fait depuis votre logiciel de messagerie habituel. Simple CRM ouvre directement une fenêtre de nouveau message tout en paramétrant automatiquement l’adresse e-mail du destinataire, le sujet et le texte de l’e-mail. Vous pouvez préparer un e-mail à envoyer depuis Simple CRM de plusieurs façons:

• Si vous avez renseigné l’adresse e-mail personnelle d’un contact, cliquez simplement sur l’adresse e-mail depuis une fiche de contact.
• Si vous avez renseigné l’adresse e-mail professionnelle d’un contact, cliquez sur l’icône E-mail à côté de l’adresse e-mail depuis une fiche de contact.
• Cliquez sur l’adresse e-mail du contact depuis une liste de contacts.
• Depuis une liste d’interaction, passez votre souris sur l’icône « Info » du contact puis cliquez sur l’icône « E-mail » correspondante qui s’affiche.
• Utiliser les modèles d’e-mails Simple CRM depuis les menus déroulants d’une interaction.

Il est également possible de stocker vos mails sortants dans Simple CRM. Pour cela, configurez votre logiciel de messagerie de manière à transférer automatiquement une copie de chaque e-mail que vous envoyez, à votre adresse e-mail Simple CRM.

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Génération automatique des e-mails

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Reconnaissance et aide vocale

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L’avis des experts

L’avis de Magali Prost et Moustafa Zouinar

L’usage des e-mails en situation professionnelle chez les cadres peut ainsi entraîner un sentiment de « surcharge » informationnelle et communicationnelle (Whittaker et Sidner, 1997). Il ajoute une nouvelle tâche de gestion de l’information (Ducheneaut et Watts, 2005), de fréquentes interruptions qui entraînent une fragmentation des tâches (Assadi et Denis, 2005) et une intensification du travail (Klein et Ratier, 2012). La pression temporelle est ressentie par plus de la moitié des cadres et le fait de devoir abandonner une tâche pour une autre plus urgente est vécu par les trois quarts des cadres (DARES, 2014). Datchary et Licoppe (2007) parlent de la « présence obstinée » des e-mails qui, omniprésents dans l’environnement des cadres au travail tant qu’ils ne sont pas traités, constituent des repères perceptifs insistants qui peuvent perturber l’activité de travail.

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du podcast des experts

L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM 

L'automatisation de la gestion des emails permet d'économiser un temps précieux pour votre équipe. Fini les tâches répétitives et fastidieuses telles que la saisie manuelle des données, l'envoi de réponses standardisées ou le suivi des relances. Avec Simple CRM, ces processus peuvent être automatisés, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ensuite, cette automatisation garantit une cohérence et une qualité accrues dans vos communications. Les modèles d'email préconçus et personnalisables vous permettent de maintenir une image de marque professionnelle et de garantir que chaque interaction avec vos clients est pertinente et engageante. De plus, les fonctionnalités avancées telles que la segmentation et la personnalisation vous permettent d'envoyer des emails ciblés et adaptés aux besoins spécifiques de chaque segment de votre audience. De plus, l'automatisation de la gestion des emails favorise une meilleure gestion des leads et une augmentation des taux de conversion. En envoyant automatiquement des emails de suivi après une interaction initiale, en nourrissant les leads avec du contenu pertinent au bon moment et en déclenchant des actions en fonction du comportement des destinataires, vous pouvez guider les prospects tout au long de leur parcours d'achat de manière efficace et personnalisée. Enfin, cette automatisation permet une analyse approfondie des performances de vos campagnes d'emailing. Grâce aux rapports et aux tableaux de bord intégrés dans Simple CRM et Simple Newsletter, vous pouvez suivre les taux d'ouverture, de clics et de conversion en temps réel, identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré, et ajuster votre stratégie en conséquence pour optimiser votre retour sur investissement.

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Importance de l'intégration des e-mails dans un CRM

• Centralisation des communications: L'intégration des emails dans un CRM permet de centraliser toutes les communications par émail au sein d'un seul système, offrant ainsi une vue complète et organisée de toutes les interactions avec les clients, les prospects et les contacts.
• Suivi efficace des interactions: En intégrant les emails dans votre CRM, vous pouvez suivre efficacement les interactions avec les clients et les prospects, y compris les courriels envoyés, les réponses reçues et les discussions en cours. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes de vente et de marketing, car elle leur permet de mieux comprendre les besoins et les préférences des clients, ce qui facilite la personnalisation des campagnes marketing et l'optimisation des stratégies de vente.
• Personnalisation des campagnes marketing: Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes de vente et de marketing, car elle leur permet de mieux comprendre les besoins et les préférences des clients, ce qui facilite la personnalisation des campagnes marketing et l'optimisation des stratégies de vente.
• Automatisation des processus: L'intégration des emails dans un CRM offre des outils d'automatisation puissants, tels que la configuration de modèles d'email pour des réponses rapides et cohérentes, l'automatisation de l'envoi d'emails de suivi et le déclenchement de campagnes marketing basées sur les comportements des clients.
• Collaboration améliorée: En outre, cette intégration facilite la collaboration au sein de l'équipe, permettant aux membres de partager des informations sur les emails reçus, d'attribuer des tâches pour le suivi des demandes clients et de travailler ensemble pour offrir un service client de haute qualité.
• Optimisation des outils existants: Pour les entreprises utilisant des services de messagerie tels que Gmail, une intégration avec un CRM comme Pipedrive offre une solution complète pour gérer les emails, les contacts et les interactions clients, permettant aux utilisateurs de tirer pleinement parti des fonctionnalités de leur boîte de réception tout en bénéficiant des capacités avancées de suivi client et d'automatisation offertes par le système CRM.

En résumé, l'intégration de la gestion des emails dans un CRM est une solution essentielle pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur relation client, optimiser leurs campagnes marketing, automatiser leurs processus de vente et offrir un service client de qualité supérieure. C'est un outil puissant qui contribue à la croissance et au succès des entreprises modernes.

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Avantages de la gestion des emails dans Simple CRM

• Centralisation des communications: L'intégration de la gestion des emails dans Simple CRM permet une centralisation efficace des communications. Tous les échanges par émail, qu'il s'agisse d'envois, de réponses ou de discussions en cours, sont regroupés au même endroit, offrant ainsi une vue d'ensemble claire et organisée des interactions avec les contacts, clients et prospects.
• Meilleure gestion des contacts: En associant automatiquement les informations des emails aux profils des contacts, Simple CRM facilite la gestion des contacts. Vous disposez ainsi d'un historique complet des interactions avec chaque personne, ce qui vous aide à personnaliser vos actions et à offrir un service client plus attentif et adapté.
• Automatisation des tâches: Simple CRM propose des fonctionnalités d'automatisation des tâches liées aux emails. Vous pouvez créer des modèles prédéfinis pour des réponses rapides, automatiser l'envoi de messages de suivi et mettre en place des campagnes d'emailing ciblées, simplifiant ainsi vos processus et augmentant votre productivité.
• Amélioration de la relation client: Grâce à l'historique des interactions et à la personnalisation des communications, Simple CRM contribue à améliorer la relation client. Vous pouvez mieux comprendre les besoins des clients, anticiper leurs demandes et fournir un service plus réactif et satisfaisant, renforçant ainsi la fidélisation et la satisfaction client.
• Optimisation des processus: Simple CRM offre des outils intuitifs pour optimiser vos processus liés aux emails. De la réception des messages à la gestion des réponses automatisées, en passant par le suivi des prospects et la segmentation des contacts, vous pouvez gérer efficacement vos flux d'informations pour une utilisation optimale de vos ressources.
• Analyse des performances: Avec Simple CRM, vous avez accès à des fonctionnalités d'analyse des performances de vos campagnes d'emailing. Vous pouvez suivre l'engagement des utilisateurs, mesurer les résultats de vos actions et ajuster votre stratégie en fonction des données récoltées, ce qui vous permet d'optimiser vos efforts marketing et commerciaux.
• Sécurité et confidentialité: Simple CRM garantit la sécurité et la confidentialité de vos données. Les informations sensibles sont stockées de manière sécurisée, avec des contrôles d'accès stricts, assurant ainsi la protection de vos données et votre conformité aux normes de sécurité en vigueur.

En résumé, la gestion des emails dans Simple CRM offre de nombreux avantages, notamment une centralisation des communications, une meilleure gestion des contacts, une automatisation des tâches, une amélioration de la relation client, une optimisation des processus, une analyse des performances et une sécurité des données accrue. C'est un outil essentiel pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion client et augmenter leur efficacité opérationnelle.